Contents
Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi viết email tiếng Anh. Hãy tham khảo 50 mẫu viết email tiếng Anh thông dụng sau đây để hiểu được cách viết email bằng tiếng Anh trong kinh doanh để áp dụng dễ dàng và đơn giản trong công việc nhé.
Cách Viết Email Tiếng Anh
1.1/ Phần Chào Hỏi
Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
- Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
- Hi Kelly, Dear Kelly….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
- “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
1.2/ Hỏi Thăm
Hỏi sức khỏe (thân mật):
- How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
1.3/ Lý Do Viết Thư
Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….
- I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
- I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
- We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
- I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
1.4/ Nội Dung Chính
Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư.
Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Dạng 2: Yêu cầu
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
- I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Dạng 3: Thông báo tin tốt
- We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
- You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)
Dạng 4: Thông báo tin xấu
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)
Đề cập đến tài liệu đính kèm:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
- Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)
1.5/ Kết Thúc Thư
Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
- I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
1.6/ Ký Tên
Trường hợp thân mật:
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)
- Best regards,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
- Yours faithfully,
Các Lưu Ý Khi Viết Email
- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
- Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
- Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
- Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
- Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentence). Câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.
- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
- Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
- Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
- Cuối thư:
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
- I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
