Cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

Cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

Việc tri ân khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ của công ty là vô cùng quan trọng. Điều này giúp khách hàng trở nên gắn bó với doanh nghiệp, với sản phẩm, dịch vụ và có một cái nhìn thiện cảm hơn với nơi cung cấp dịch vụ, sản phẩm đó. Thư cảm ơn khách hàng không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp giới lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp thể hiện được “tầm” của mình đối với khách hàng. Thế nhưng, các bạn đã biết cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, bài bản?

1/ Cấu trúc thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

Giống như một bức thư thương mại bằng tiếng Anh, một bức thư như vậy cũng cần 3 phần: 

Phần mở đầu (Salutation): Thư cảm ơn của….[Tên Doanh nghiệp/Công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm]

Trường hợp bạn đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

Nếu bạn chưa biết tên người nhận thì ghi chung chung: Dear sir/madam

Nội dung (Body): Đưa ra lý do viết thư này: cảm ơn vì khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp/công ty cung cấp. 

Tiếp theo, bạn có thể khẳng định quyết tâm phát triển tốt hơn các dịch vụ, sản phẩm của mình trong tương lai. Lời hứa hẹn này sẽ tạo cảm giác an tâm và tin dùng hơn, khách hàng luôn mong muốn được đem lại những sản phẩm chất lượng với mức giá tốt nhất.

 Kết luận (Conclusion): Phần kết thúc của thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh, chủ doanh nghiệp/công ty/nhà quản lý sẽ dành lời kính chúc khách hàng sức khoẻ, thành công và mong muốn khách hàng luôn đồng hàng cùng sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Lời chào thân ái. (Best regards, Your sincerely,…)

Một số lưu ý quan trọng khi viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh: 

  • Không dùng các từ viết tắt (hoặc rất hạn chế).
  • Sử dụng ngôn từ trang trọng nhằm tạo ấn tượng với khách hàng.
  • Nội dung súc tích, tránh dài dòng.
  • Đảm bảo đủ 3 phần trong thư: mở đầu, nội dung và kết luận.

2/ Mẫu thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh hay

Dear Sir/Madam,

Thanks a lot for your choosing my hotel – The Silk Hotel for the recent summer vacation of yours in Ha Noi. 

We are glad to hear your positive feedback, we appreciate that much as your contribution could review and improve our services/products. 

We are pleased to inform you will get the Promo code. Hence, please remember to use this exclusive return guest offer from our company for your later coming back.

Welcome you to return again someday soon. Best regards and we hope all the best wishes to you and your family.

Yours sincerely,

Mr.Vu Hoang

Translate: 

Kính gửi Ông / Bà,

Cảm ơn rất nhiều vì ông/bà đã chọn khách sạn của tôi – Khách sạn Silk cho kỳ nghỉ hè gần đây tại Hà Nội.

Chúng tôi rất vui khi nghe phản hồi tích cực của ông/bà, chúng tôi đánh giá cao điều đó vì sự đóng góp của ông/bà có thể xem xét và cải thiện các dịch vụ / sản phẩm của chúng tôi.

Chúng tôi vui lòng thông báo rằng ông/bà sẽ nhận được mã Khuyến mãi (độc quyền). Do đó, hãy quay lại sớm và nhớ sử dụng phiếu giảm giá độc quyền này từ công ty chúng tôi.

Chúng tôi mong được chào đón ông/bà một lần nữa trong một ngày gần nhất. Trân trọng và chúng tôi luôn gửi đến tất cả những lời chúc tốt nhất cho ông/bà và gia đình ông/bà.

Thân ái,

Mr.Vu Hoàng

>>>>>> Hướng dẫn cách viết bài giới thiệu gia đình bằng tiếng Anh

3/ Những điều cần tránh khi gửi thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

Cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

a/ Quá lâu ngày hoặc gửi sai thời điểm

Trong vòng 24h sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ/sản phẩm thì đây chính là thời điểm thích hợp để bạn gửi thư cảm ơn luôn. Một phần giúp khách hàng có đánh giá tích cực về sản phẩm của bạn và giảm tỉ lệ họ lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của đối thủ cạnh tranh trong những lần sau.

b/ Nội dung cảm ơn không rõ ràng, chỉ nói chung chung

Ngoài việc sử dụng từ ngữ trang trọng, thư cảm ơn chỉ phát huy được tác dụng thực sự khi nội dung được cụ thể hoá và chi tiết. Cá nhân hoá thông điệp bằng cách sử dụng đúng tên của khách hàng để họ có cảm giác được tôn trọng. Nội dung thư cần ngắn gọn, cô đọng, súc tích, tránh dài dòng sẽ gây nhàm chán cho khách hàng và có thể qua đó họ cũng đánh giá không cao về thái độ của doanh nghiệp.

c/ Sai chính tả

Đây hẳn là một điều tối kỵ vì qua đó, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp sẽ không còn được khách hàng nhận xét đúng. Họ sẽ cho rằng bạn có thái độ hờ hững và cách làm việc thiếu cẩn thận, chân thành. Rất có thể họ cảm thấy khó chịu và từ đó có những ấn tượng không tốt. 

d/ Mẫu thư rập khuôn hoặc sao chép y trên mạng

Bạn đừng nghĩ đơn giản kiểu có sẵn mẫu thư trên mạng chỉ cần copy về thay tên đổi họ rồi gửi cho khách hàng là xong. Thứ nhất, đó sẽ tính là đạo văn, thứ hai là lời văn có vẻ cứng nhắc cho dù văn vẻ có hay đến mấy thì đổi chỗ vẫn sẽ không được ăn nhập hay hợp lý với trường hợp của khách hàng, thứ ba là nếu khách hàng phát hiện thì chắc chắn họ sẽ nghĩ bạn chỉ qua loa cho xong chuyện chứ không hề chân thành.

e/ Chỉ gửi lời cảm ơn đến duy nhất 1 khách hàng trong khi cả một nhóm cùng sử dụng dịch vụ/sản phẩm

Mỗi khách hàng là một cá thể riêng, do đó mỗi người sẽ có một cảm nhận khác nhau. Điều quan trọng là bạn không nên chỉ gửi thư cảm ơn cho một người duy nhất mà cần gửi từng khách hàng, thể hiện sự tận tâm, chu đáo của công ty, của bộ phận chăm sóc khách hàng. Hơn nữa, đó cũng là cách kết nối các khách hàng và giữa các khách hàng với công ty nhằm hướng tới mối quan hệ tốt đẹp.

Cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh không hề khó, chỉ cần bạn luyện tập nhiều và hiểu rõ cấu trúc, bố cục của bức thư là được. Chúc các bạn có được nhiều mối quan hệ tốt với khách hàng bằng cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp.

>>>>>>> Bí quyết học tiếng Anh cho người đi làm mang lại hiệu quả

 

 

Bình luận facebook