Cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn

Trao đổi và giao dịch qua thư từ quốc tế đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết trong thời đại kinh tế và văn hóa hiện nay. Không chỉ đơn thuần là những cuộc trò chuyện thông thường, những bức thư đúng chuẩn cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn cách viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn xác nhất, giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận thư.

Các kiểu trình bày thông dụng khi viết thư bằng tiếng Anh

Khi viết thư tiếng Anh, có ba kiểu trình bày thường được sử dụng: Block, Semi-Block và Modified Block. Mỗi người có thể lựa chọn kiểu trình bày phù hợp với sở thích riêng, nhưng cần nắm rõ chi tiết của ba kiểu trình bày này để sử dụng một cách thống nhất. Việc lẫn lộn các kiểu trình bày trong một bức thư, đặc biệt là những bức thư mang tính nghiêm túc như mẫu thư xin việc, có thể được coi như một điểm trừ lớn.

1. Trình bày thư bằng tiếng Anh kiểu Block

Đây là kiểu trình bày khá thông dụng khi viết thư bằng tiếng Anh. Khi viết, bạn chỉ cần căn tất cả các dòng theo lề trái. Lưu ý, khi xuống dòng, không cần phải viết thụt vào chữ đầu tiên của mỗi đoạn.

2. Viết thư bằng tiếng Anh kiểu Modified Block

Kiểu trình bày này khá tương tự với kiểu trình bày Block. Trong việc viết thư theo kiểu Modified Block, tất cả các dòng cũng được căn lề trái. Tuy nhiên, phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết được căn lề trái khoảng 3 inch. Các đoạn văn bản vẫn được viết thẳng, không có việc lùi đầu dòng.

3. Viết thư bằng tiếng Anh kiểu Semi-Block

Trong kiểu trình bày này, các đoạn văn bản được căn thẳng lề trái, trừ các phần như ngày tháng, địa chỉ và phần kết. Ngoài ra, đầu mỗi đoạn văn cũng được viết lùi vào 1 ô.

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chính xác nhất, bạn cần nắm rõ cấu trúc của nó. Hãy cùng tìm hiểu cấu trúc chuẩn nhất khi viết thư bằng tiếng Anh.

Cấu trúc chuẩn nhất khi viết thư bằng tiếng Anh

Một bức thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chính xác nhất phải tuân thủ cấu trúc chuẩn. Cấu trúc này gồm:

Chủ đề thư (Heading)

Trong phần này, thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ ràng, bao gồm: Họ tên người gửi, Địa chỉ và Thông tin liên lạc. Đối với người nhận thư (Inside Address), trong các bức thư hình thức, thông tin của họ cũng cần được đưa ra một cách rõ ràng, bao gồm Họ tên, Địa chỉ nhận thư, Chức vụ và Thông tin liên lạc.

Với cách viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết theo định dạng “tháng, ngày, năm”. Đối với các bức thư hình thức, cần chú ý đặt rõ thông tin của người nhận.

Sau khi trình bày các thông tin này, bạn cần có một câu mở đầu để dẫn vào nội dung thư.

Mỗi bức thư có thể có một đoạn mở đầu khác nhau, ví dụ:

“Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studying English to pass the B1 test. It’s great to hear that your whole family is fine.”

Nội dung thư (Body)

Có thể nói, nội dung thư là phần quan trọng nhất và thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Phần nội dung này cần lưu ý các mục sau đây: Chủ đề, Chào hỏi và Nội dung chính.

Tùy vào loại bức thư, có thể có phần tiêu đề hoặc không. Với bức thư hình thức, phần tiêu đề cần thể hiện rõ mục đích gửi thư, ví dụ: “Apply to” để bắt đầu một bức thư xin việc.

Trong phần nội dung của bức thư, cần trình bày đầy đủ lý do và sự việc. Ví dụ, nếu viết một bức thư xin việc, cần tập trung nhấn mạnh, thể hiện điểm mạnh cá nhân, kinh nghiệm làm việc và lý do tại sao bạn phù hợp với công việc đang tuyển dụng.

Ngoài ra, ngôn ngữ sử dụng cũng cần phù hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu thư dành cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể sử dụng câu chuyện không quá trang trọng (informal). Với những bức thư quan trọng, cần tính trang trọng (formal), bạn cần chú ý đến việc sử dụng ngữ pháp, câu và từ ngữ học thuật.

Lời kết (Complimentary close)

Ở phần này, cần có lời chào và ký tên đầy đủ. Đặc biệt, phần lời chào mở đầu và kết thúc cần phù hợp và thống nhất với nhau. Ví dụ, nếu bạn mở đầu thư bằng “Sir” thì kết thúc thư cần sử dụng “Faithfully”, còn nếu bạn mở đầu thư bằng tên người thì kết thúc thư sẽ là “Sincerely”. Cuối thư, cần ký tên và ghi rõ họ tên của bạn.

Ví dụ về đoạn kết:

“I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.”

Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài nội dung, phần hình thức cũng đóng vai trò quan trọng. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh:

• Tuyệt đối không viết tắt, kể cả những từ rút gọn thông dụng như “isn’t”, “I’ll”. Thay vào đó, hãy viết rõ từng từ, ví dụ: “is not”, “I will”,…
• Trong các bức thư hình thức, tuyệt đối không sử dụng những cụm từ lóng, từ thân mật hoặc từ chỉ dùng trong trò chuyện.
• Luôn sử dụng “Dear” cho câu chào đầu và dùng ngôn ngữ lịch sự.
• Khi viết, luôn chú ý viết đầy đủ câu cú, không những câu tắt, rút gọn.
• Sau khi hoàn thành bài viết, hãy đọc lại toàn bộ và kiểm tra lỗi từ vựng, ngữ pháp, cách sử dụng từ,…

Sử dụng cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận thư mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với họ. Với vài lưu ý nhỏ và sự cẩn thận trong trình bày, bạn đã có thể tự mình hoàn thiện một bức thư. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: [Viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh]

Các câu/cấu trúc thường dùng khi viết thư bằng tiếng Anh

• Chào đầu thư:

  • Trang trọng: Dear Mr/Mrs + Họ tên
  • Thân mật: Hello/Hi + Tên, Dear + Tên

• Bắt đầu nội dung:

  • Trang trọng: Thank you for your letter/email about… Many thanks for your letter/email. I am writing to request information about… I am writing with reference to your letter. I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on…
  • Thân mật: Thanks for your letter/email. Thanks for writing to me. I am writing to tell you about… Guess what? How are things with you?/What’s up? How are you?/How was your holiday?

• Kết thúc thư:

  • Trang trọng: Yours faithfully/Your sincerely/Regards/Best regards/Kind regards.
  • Thân mật: Best wishes/Love/All the best.

(Tác giả: SEO Training Group)